BAB III Laporan Internship

BAB III

ANALISIS ORGANISASI PERUSAHAAN

3.1.  Sejarah KN Sigma Trans

PT KN Sigma Trans merupakan salah satu perusahaan join ventute antara perusahaan Kuehne Nagel, Switzerland dan PT Sigma Trans, Indonesia, yang berdasarkan akte pendiriannya berdiri di Indonesia pada tahun 1987 dengan kepemilikan saham sebesar 95% oleh Kuehne Nagel dan sisanya sebesar 5% oleh PT Sigma Trans. PT KN Sigma Trans merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak di bidang International Freight Forwarding, yaitu perusahaan yang menawarkan jasa mengurus semua yang diperlukan bagi terlaksana nya pengiriman serta penerimaan suatu barang melalui jasa transportasi darat, laut maupun udara.

Saat ini PT KN Sigma Trans telah memiliki 8 kantor cabang yaitu National Head Office, Jakarta (JKT NCA), Airfreight Office,Cengkareng (JKT FA), Branch Office Bandung (BDO BO), Branch Office Medan (MES BO), Branch Office Surabaya (SUB BO), Branch Office Semarang (SRG BO), Branch Office Batam (BTH BO) dan Branch Office Balik papan (BPN BO), serta telah memperkerjakan lebih dari 200 orang dan 20 orang atau lebih pegawai outsorcing.

3.2.  Sejarah Kuehne+Nagel

Pada tanggal 1 Juli 1890, Agustus Kuhne dan Friedrich Nagel mendirikan sebuah perusahaan forwarding dan agen komisioning dengan nama Kuehne & Nagel di Breman, Jerman. Pada awalnya Kuehne & Nagel bergerak dalam bisnis forwarder barang pecah belah dan kapas.

Pada Tahun 1907 Friedrich Nagel meninggal dunia dan Agustus Kuhne mengambil alih sahamnya di perusahaan. Pada tahun 1950, Alfred Kuehne memulai ekspansi Intenasioanl perusahaan, dan KN memperluas operasinya ke kanada, dengan pembukaan kantor cabang di Toronto dan Montreal. Pada tahun 1963, KN mengambil saham pengendali di Athea berbasis Proodos SA, dan juga di perluas di Italia.

Pada tahun 1981 Alfred Kuhne meninggal. Kuehne & Nagel dijalankan oleh anggota keluarga Kuhne generasi ketiga yaitu putra Alfred Kuhne, Klaus-Michael Kuhne. Kemudian pada bulan Juli 1981, konglomerat Inggris Lonrho Pic mengakuisisi 50 persen saham Kuehne & Nagel, saat itu Klau-Michael Kuhne dan kepala eksekutif bersama seluruh organisasi. Layanan yang di berikan Kuehne & Nagel pun semakin berkembang saat itu yaitu air freight, sea freight, contact logistic, lead logistic, road and rail logistic.

Kuehne & Nagel sebenarnya masuk ke Indonesia pada tahun 1961. Namun,  pemerintah Indonesia memiliki ketentuan bahwa perusahaan asing yang ingin membuka cabang nya di Indonesia harus memiliki partner local. Oleh karena itu akhirnya Kuehne & Nagel memutuskan untuk melakukan merger dengan PT Sigma Trans sebagai local partner nya melakukan join venture dimana 95% saham di miliki oleh Kuehne+Nagel dan 5% di miliki oleh PT Sigma Sembada Trans. Akte perusahaan resmi di buat pada tahun 1987 dan memuat bahwa nama resmi perusahaan adalah PT KN Sigma Trans.

Berdarkan survey pada tahun 2010 menyatakan bahwa Kuehne & Nagel memegang predikat nomor satu untuk sea logistic global, nomor tiga untuk air logistic global dan road logistic global. Sampai saat ini Kuehne & Nagel sudah berada di 100 negara dan 900 lokasi dengan jumlah karyawan sebanyak 61.500 orang.

3.3.  Visi Misi Perusahaan

Mission statement dari PT KN Sigma Trans adalah “The global logistics network is our strongest asset.  Dedication, integration and innovation are at the heart of our business philosophy. Focused on our customers’ needs we provide integrated logistics solutions of outstanding quality and operational excellence - we are the extension of your business”.

 

Gambar 3.1 Logo Perusahaan

Sumber : www.kn-portal.com

3.4.       Strategi Perusahaan

PT KN Sigma Trans memiliki berbagai scope of service yang di tawarkan

kepada konsumennya. Adapun layanan freight forwarding yang diberikan oleh PT KN Sigma Trans yaitu sebagai berikut :

1.         Airfreight Merupakan jasa angkutan atau pengiriman barang dari satu tempat ke tempat yang lain dengan moda transportasi udara dimana jenis usahanya terdiri dari ekspor dan impor.

2.        Seafreight Merupakan jasa angkutan atau pengiriman barang dari satu tempat ke tempat yang lain dengan menggunakan moda transportasi laut dimana jenis usahanya terdiri dari ekspor dan impor. Ada beberapa layanan seafreight yang disediakan PT KN Sigma Trans yaitu :

a.       FCL
 Type shipment Full Container Load (FCL) yaitu penanganan muatan dimana dalam satu peti kemas dimiliki oleh satu pemilik saja, FCL (CY/CY) masih terbagi menjadi buyer console (CFS/CY) yaitu dimana dalam satu kontainer terdapat banyak shipper dari negara yang sama untuk satu consignee

b.      LCL
 Less Container Load (LCL) yaitu penanganan muatan dimana terdapat banyak shipment yang berbeda dimuat menjadi satu untuk disatukan dalam satu container.

3.        Contract Logistics

Contract logistics service yang diberikan oleh PT KN Sigma Trans adalah sebagai berikut :

a.       Warehousing

Jasa yang diberikan perusahaan kepada customer dengan menyewakan gudang untuk melakukan penyimpanan atau penimbunan muatan yang akan atau telah dibongkar.

b.      Trucking and distribution

Jasa penyediaan truk atau transportasai untuk pengangkutan dan pengiriman dari gudang customer ke pelabuhan atau bandara maupun sebaliknya.

Untuk service dalam hal distribution PT KN Sigma Trans memberikan dalam 4 jenis pengiriman, yaitu Port to Port, Door to Port, Port to Door, and Door to Door.

c.       Value added services

                       Jasa Value Added Services yang diberikan meliputi;

1)             Asuransi cargo

Memberikan perlindungan kargo sepenuhnya dan aman. Hal tersebut terjamin karena telah bergabung dengan broker asuransi dan perusahaan asuransi internasional untuk memfasilitasi proses asuransi kargo keseluruhan.

2)        Customs clearance

Mencakup semua aspek prosedur kepabeanan seperti;

Bea-cukai, tempat penimbunan berikat, tempat penimbunan sementara, dan segala kegiatan yang berkaitan dengan customs clearance.

Selain itu, PT KN Sigma Trans juga memiliki memiliki special service seperti oil and gas logistics, reefer and perishable logistics, project logistics, preferred carrier programme, dan KN Login.

3.5.  Struktur Organisasi dan Job Description Perusahaan

Struktur organisasi PT KN Sigma Trans secara umum dapat dilihat pada gambar III-2.

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Adapun job description dari tiap bagian dari struktur organisasi tersebut yaitu :

1.      Managing Director

a.       Merencanakan dan memimpin serta mengatur aktivitas organisasi untuk mendapatkan target yang telah disepakati dengan mengorganisasikan standar operasi, sales, kualitas, financial dan Human resources.

b.      Mengembangkan dan mempertahankan visi, misi, nilai-nilai dan reputasi perusahaan.

c.       Mengkoordinasikan kegiatan operasional perusahaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan perusahaan.

d.      Beratanggung jawab atas penyusunan target produktivitas dan pelaksanaan pencapaian sasaran mutu perusahaan dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada. 

2.      General Manager Human Resource

a.       Mengkordinasikan kegiatan Hire New Employee.

b.      Bertanggung jawab atas seluruh proses New Hire Employee.

c.       Bertanggung jawab penuh dalam proses pencapaian target New Hire Employee dan merencanakan proses kesejahteraan pegawai perusahaan.

3.      General Manager Seafreight

a.    Mengkoordinasikan kegiatan oprasional perusahaan dibidang Seafreight baik ekspor maupun impor.

b.    Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan oprasional

c.    Beratanggung jawab atas penyusunan target produktivitas dan pelaksanaan pencapaian sasaran mutu perusahaan dengan mengoptimalkan formasi sumber daya yang ada.

4.         General Manager QHSE

a.       Mengkoordinasikan kegiatan quality

5.         General Manager Project, Oil & Gas

a.    Mengkoordinasikan kegiatan oprasional perusahaan dibidang Project, oil & gas baik ekspor maupun impor.

b.    Bertanggung jawab penuh seluruh kegiatan operasional

c.    Bertanggung jawab atas penyusunan target dan pelaksanaan pencapaian sasaran mutu perusahaan dengan mengoptimalkan formasi sumber daya yang ada di bidang Oil & Gas serta pelaksanaan Project Costumer.

6.         General Manager Airfreight

a.    Mengkoordinasikan kegiatan operasional perusahaan di bidang Airfreight baik ekspor maupun impor

b.    Bertanggung jawab penuh selurh kegiatan operasional Airfreight.

c.    Bertanggung jawab atas penyusunan target produktivitas dan pelaksanaan pencapaian mutu perusahaan dengan mengoptimalkan sumberdaya yang ada di bidang Airfreight forwarding.

7.         General Manager Sales

a.    Mengkoordinasikan kegiatan operasional perusahan dalam hal promosi jasa layanan perusahaan terhadap costumer lama maupun baru.

b.    Bertanggung jawab seluruh kegiatan promosi.

c.    Bertanggung jawab atas penyusunan target promosi dan komplain dari pihak Costumer.

8.         General Manager Finance & Administration

a.    Mengkoordinasikan seluruh kegiatan operasional perusahaan di bidang keuangan, budgeting dan penagihan.

b.    Bertanggung jawab penuh atas kondisi keuangan perusahaan.

9.         General Manager Contract Logistic

a.    Mengkoordinasikan kegiatan operasional perusahaan dibidang Contract Logistic.

b.    Menyusun strategi dan target pencapaian untuk costumer yang akan melakukan kerja sama.

c.    Melakukan evaluasi jasa logistik yang digunakan oleh costumer.

10.     General Manager Costum

a.    Mengkoordinasikan proses asuransi kargo dan seluruh prosedur kepabeanan kepada pihak internal perusahaan dan costumer.

11.     Manager Branch Office

a.    Mengkoordinasikan segala proses kegiatan cabang ke kantor pusat jakarta.

3.6    Deskripsi dan Ruang Lingkup Internship

Pada kegiatan internship ini penulis tergabung dalam dept IT sebagai IT support. IT Support di PT. KN Sigma Trans Head Office Jakarta berhubungan langsung untuk menangani semua trouble shooting di perusahaan.